Bureau de liaison en Inde : pourquoi est-ce un choix stratégique pour les entreprises internationales ?

Qu’est-ce qu’un bureau de liaison en Inde ?

Un bureau de liaison (aussi appelé Liaison Office ou LO) est la représentation officielle d’une entreprise étrangère en Inde. La Banque centrale indienne définit ce type d’établissement comme « un bureau qui ne peut exercer que des activités de mise en relation ». Cela inclut notamment :

• Collecter des informations sur le marché et les consommateurs indiens potentiels, 
• Mener des actions de publicité, de promotion ou de marketing, 
• Favoriser les exportations vers l’Inde ou les importations depuis l’Inde, 
• Mettre en place des collaborations techniques ou financières entre le siège et des entreprises indiennes, 
• Servir de canal de communication entre le siège et les partenaires locaux.

En revanche, un bureau de liaison n’est pas autorisé à générer de chiffre d’affaires en Inde : il ne peut donc ni produire de biens, ni fournir de services. Ses coûts de fonctionnement doivent donc être intégralement couverts par la société mère depuis l’étranger.

Cette structure ne sert pas seulement aux entreprises qui souhaitent explorer le marché indien. Elle constitue aussi une option intéressante pour les investisseurs internationaux qui ne veulent pas introduire directement leurs produits ou services en Inde, mais qui envisagent par exemple d’y externaliser certaines activités.

Comment créer un bureau de liaison en Inde ?

L’ouverture d’un bureau de liaison en Inde implique plusieurs démarches d’enregistrement et d’autorisation auprès des autorités locales. Voici les 7 étapes principales :

• Demander l’approbation d’une banque indienne agréée (Authorized Dealer Bank) pour l’ouverture d’un compte bancaire dédié au bureau de liaison. Cette banque deviendra ensuite l’intermédiaire officiel entre la société étrangère et la Banque centrale indienne. L’Authorized Dealer Bank est une banque indienne autorisée par la Banque centrale à gérer les transactions en devises étrangères et les opérations liées aux entités étrangères en Inde.  
• Soumettre une demande complète, accompagnée de tous les documents requis, à la Reserve Bank of India (RBI) via cette banque référente. 
• Obtenir le “Certificate of Establishment of Place of Business in India”, délivré par le Registrar of Companies (ROC), l’équivalent indien du registre du commerce. 
• Demander un Tax Deduction Account Number (TAN) et un Permanent Account Number (PAN) auprès de l’administration fiscale indienne (Income Tax Authority). 
• Activer officiellement le compte bancaire du bureau de liaison auprès de la banque autorisée, une fois les numéros fiscaux obtenus. 
• Enregistrer le bureau de liaison auprès de l’État concerné, en application du Shop and Establishment Act et de la taxe professionnelle (Professional Tax). 
• Enregistrer l’entité sous l’Import Export Code (IEC) si des échantillons sont importés en Inde via le bureau de liaison.

Pour éviter que ce processus ne devienne interminable et frustrant, il est vivement conseillé de passer par un consultant. Il peut en effet être très difficile de savoir quels documents doivent être fournis ou non, et il faut compter au minimum 3 à 6 mois pour finaliser l’ensemble de la procédure. L’approbation de la Banque centrale indienne à elle seule prend en moyenne 2 à 3 mois. Il est donc judicieux de s’entourer d’un partenaire capable d’accélérer ce processus.

Obligations de conformité

Une fois toutes les étapes accomplies et le bureau de liaison enregistré, le travail n’est pas terminé. En Inde, de nombreuses informations doivent encore être régulièrement transmises aux différentes autorités auprès desquelles le bureau est enregistré. Six mois après l’approbation donnée par la Banque centrale indienne (RBI), il faut communiquer à la RBI l’adresse officielle du bureau, le PAN et le Certificate of Establishment of Business Place in India délivré par le Registrar of Companies (ROC).

Comme un bureau de liaison n’a pas le droit d’exercer d’activité commerciale, plusieurs documents doivent ensuite être soumis chaque année pour démontrer sa conformité à la réglementation :

• Annual Activity Certificate (AAC) – Ce certificat prouve que le bureau de liaison n’a exercé que les activités autorisées. Il doit être préparé par un Chartered Accountant, expert-comptable inscrit auprès de l’Institute of Chartered Accountants of India (ICAI). L’AAC doit être envoyé à la RBI ainsi qu’au Director General of Income Tax (DGIT). 
• Formulaire FC-3 – À soumettre chaque année au ROC, il contient la liste détaillée de tous les lieux d’activité de l’entreprise étrangère et les comptes annuels. 
• Formulaire FC-4 – Permet de déclarer les comptes annuels de l’entreprise étrangère auprès du ROC. 
• Formulaire 49-C – Spécifique aux entreprises étrangères disposant d’un bureau de liaison en Inde, il s’agit d’un formulaire fiscal qui doit être validé par un Chartered Accountant et remis au DGIT.
  

Comme les activités d’un bureau de liaison portent principalement sur la recherche et la communication entre le siège et les partenaires locaux, les entreprises ont parfois tendance à négliger ces obligations. Pourtant, le non-respect de la conformité peut avoir de lourdes conséquences. Vous pourriez par exemple être requalifié en établissement permanent, ce qui pourrait entraîner la fin de vos activités en Inde.

Il est donc crucial de mettre en place des contrôles annuels pour vérifier votre conformité. Faire appel à des consultants locaux peut vous aider à réaliser un audit de conformité de votre entreprise et de vos pratiques RH, et à identifier les risques potentiels avant qu’ils ne deviennent critiques.

Durée d’un bureau de liaison en Inde

Un bureau de liaison en Inde est d’abord autorisé pour une période de trois ans, renouvelable une fois pour trois années supplémentaires. Pour cela, une demande doit être déposée par la Authorized Dealer Bank auprès de la RBI au moins un mois avant la fin de la première autorisation.

L’objectif d’un bureau de liaison est de vous permettre d’aborder le marché indien de manière souple et préparatoire, afin de préparer la prochaine étape. En principe, trois ans suffisent pour recueillir assez d’informations et définir une stratégie d’entrée sur le marché. Mais si ce délai s’avère trop court, une extension est une bonne option.

Voici quelques points d’attention pour tirer pleinement parti de votre bureau de liaison lors de vos recherches de marché et de l’élaboration de votre stratégie :

• Mettre en place un système fiable pour collecter et analyser les données issues de vos études de marché, 
• Réaliser des études de faisabilité afin de vérifier que votre produit ou service correspond bien aux attentes du marché indien, 
• Adapter votre produit ou son prix, sur la base des résultats de vos recherches, pour l’ajuster aux besoins des consommateurs indiens, 
• Si vous préparez une phase commerciale, prendre le temps de rencontrer plusieurs distributeurs et d’identifier celui qui correspond le mieux à votre offre.
  

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